CARTA CIRCULAR NÚM. 2020-01

2 de marzo de 2020 CARTA CIRCULAR NÚM. 2020-01

A: TODOS LOS SECRETARIOS DE DEPARTAMENTO, JEFES DE AGENCIAS Y DIRECTORES DE CORPORACIONES PUBLICAS

RE: SOBRE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS AL AMPARO DEL ARTÍCULO 11 DE LA LEY NÚM. 141-2019, CONOCIDA COMO LEY DE TRANSPARENCIA Y PROCEDIMIENTO EXPEDITO PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, PARA LA EVALUACIÓN, TRAMITACIÓN Y PROCESAMIENTO EXPEDITO DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA BAJO EL CONTROL DE LA ENTIDADES GUBERNAMENTALES La presente Carta Circular se emite conforme las disposiciones del Artículo 6 de la Ley Núm. 205-2004, según enmendada, conocida como la Ley Orgánica del Departamento de Justicia, el cual dispone que la Secretaria de Justicia dará su opinión por escrito a los jefes de agencias y las corporaciones públicas sobre cuestiones de derecho que se susciten en el ejercicio de sus funciones. La Ley Núm. 141-2019, conocida como Ley de Transparencia y Procedimiento Expedito para el Acceso a la Información Pública (“Ley de Transparencia”) reconoce que el derecho a la información pública es un pilar constitucional y un derecho humano fundamental. El estatuto se aprobó con el propósito de promover una política pública uniforme, dirigida a que el pueblo tenga acceso a la información pública a través de procedimientos sencillos, rápidos, económicos y tecnológicos que promuevan la transparencia. Así, para viabilizar el ejercicio de los ciudadanos del derecho de acceso a información pública, como corolario necesario de los derechos de libertad de expresión, prensa y asociación, en el Artículo 11 del estatuto, se impuso a las entidades gubernamentales que, para dar fiel cumplimiento a esta Ley, enmendaran o aprobaran cualquier reglamentación, orden administrativa, o carta circular. El periodo de transición establecido en el estatuto para la implementación de esta importante política pública culminó el sábado 29 de febrero de 2020. De modo que, todas las entidades gubernamentales deben haber realizados las diligencias necesarias para, acorde con la política pública de esta Administración que promueve la transparencia en la gestión gubernamental y el acceso a la información pública, establecer las normas y el procedimiento que regirán la evaluación y procesamiento expedito de las solicitudes sometidas por los ciudadanos para que se Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -2- divulgue información pública bajo su control, incluyendo la determinación de si procede tal divulgación. Algunas de las entidades gubernamentales, como el Departamento de Justicia, han preparado o sometido para aprobación ante el Departamento de Estado sus respectivos reglamentos al amparo de la Ley de Transparencia. Al examinarlos, advertimos la necesidad de impartir directrices claras que delimiten, de forma precisa, los elementos indispensables que debe contener la reglamentación, orden administrativa, o carta circular que deben promulgar las entidades gubernamentales para dar cumplimiento cabal a las disposiciones de la Ley 141-2019. Lo anterior tiene como objetivo garantizar que, como mandata dicho estatuto, el proceso de evaluación de Solicitudes de Información Pública bajo el control gubernamental sea uno uniforme. Con ello en mente, y mientras las entidades gubernamentales atemperan- siguiendo las normas y procedimientos que se detallan a continuación- su reglamentación, órdenes administrativas, o cartas circulares para adoptar las disposiciones de la Ley 141-2019; por la presente se establece y recomienda que, con respecto a aquellas entidades gubernamentales que no hayan adoptado su propia reglamentación, orden administrativa, o carta circular al amparo de la Ley de Transparencia, a partir del 3 de marzo de 2020 las Solicitudes de Información Pública se atenderán con referencia a las siguientes: NORMAS APLICABLES A LA EVALUACIÓN, TRAMITACIÓN Y PROCESAMIENTO EXPEDITO DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA BAJO EL CONTROL DE LAS ENTIDADES GUBERNAMENALES DEL GOBIERNO DE PUERTO RICO ARTÍCULO I PROPÓSITO La Constitución de Puerto Rico reconoce, como corolario del derecho a la libre expresión y a la libertad de prensa, el derecho de los ciudadanos de tener acceso a la información pública. Sin embargo, previo a la aprobación de la Ley 141-2019, nuestro ordenamiento jurídico carecía de un estatuto que regulara este derecho. Así, tras aprobarse la Ley de Transparencia, se estableció una política pública uniforme dirigida a que el pueblo tenga acceso a la información pública a través de procedimientos sencillos, rápidos, económicos y tecnológicos que promuevan la transparencia. Esta Carta Circular establece las normas y el procedimiento que regirán la evaluación y procesamiento expedito de las solicitudes sometidas por los ciudadanos ante las entidades gubernamentales que no hayan adoptado reglamentación específica al amparo de la Ley de Transparencia para que se divulgue información pública bajo el control del Gobierno de Puerto Rico, incluyendo la determinación de si procede tal divulgación. Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -3- ARTÍCULO II DEFINICIONES Según se utilizan en esta Carta Circular, los siguientes términos o frases tendrán los significados que se indican a continuación: (a) Agente – Persona natural o jurídica que actúa en representación de la entidad gubernamental, a tenor de una relación de agencia o mandato, según autorizado por el Jefe de la entidad gubernamental, o la persona en quien éste delegue. (b) Confidente – Persona que ha suministrado información pertinente para descubrir la violación de una ley del Gobierno de Puerto Rico o de Estados Unidos de América, si la información es ofrecida en confidencia a un funcionario del orden público o a un representante de la agencia encargada de la administración o ejecución de la ley que se alega fue violada, o a cualquier persona con el propósito de que se trasmita a tal funcionario o representante. (c) Entidad gubernamental – Todo tribunal, foro judicial, legislativo o administrativo, o agencia, instrumentalidad pública, corporación pública u otra subdivisión política de un gobierno, bien sea estatal, federal o internacional. (d) Información confidencial – Información originada, conservada o recibida en cualquier dependencia de Gobierno que no puede ser divulgada ni es pública, porque la Constitución así lo requiere; una ley lo declara; la Constitución así lo requiere; está protegida por los privilegios evidenciarios; revelar la información puede lesionar derechos fundamentales de terceros; se trata de la identidad de un testigo o víctima; o es información oficial. (e) Información oficial – Información adquirida en confidencia por un funcionario o empleado público en el desempeño de su deber y que no ha sido oficialmente divulgada ni está accesible al público. (f) Información pública – Toda información o documento que se origine, conserve o reciba en cualquier dependencia del Gobierno, aunque se encuentre bajo la custodia de un tercero, que no sea información confidencial o cuya divulgación no esté limitada conforme a ley, reglamento o jurisprudencia interpretativa aplicable. (g) Jefe de área – Funcionario de la entidad gubernamental que funge como supervisor máximo de uno de los componentes u organismos adscritos a la agencia, y que responde directamente al Jefe de la entidad gubernamental. (h) Oficial de Información– Funcionario designado por el Jefe de la entidad gubernamental a cargo de recibir, evaluar y tramitar las solicitudes de información pública, y asistir u orientar a los Solicitantes. También estará a cargo de entregar o coordinar la entrega de la información solicitada. Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -4- (i) Persona o ciudadano privado – Toda persona natural o jurídica privada que esté debidamente acreditada y reconocida como tal, y que cumpla con todos los requisitos para así serlo bajo las leyes y la Constitución de Puerto Rico. No incluirá entidades gubernamentales ni miembros de la prensa. (j) Peticionario o Solicitante – Aquella persona o ciudadano privado, entidad gubernamental, o miembro de la prensa que solicita información pública bajo la custodia y control de la entidad gubernamental mediante una Solicitud de Información Pública que cumpla con los requisitos establecidos en esta Carta Circular. (k) Privilegios evidenciarios – Las reglas de exclusión reconocidas por nuestro ordenamiento jurídico que permiten que cierta información y comunicaciones queden excluidas del proceso de divulgación mediante requerimiento, bajo reglas de descubrimiento de prueba civiles, criminales o administrativas, y de su presentación en los juicios en su fondo para adelantar valores e intereses sociales que por consideraciones de política pública se estiman superiores a la búsqueda de la verdad. (l) Solicitud de Información Pública – Una solicitud de información pública que se presente ante la entidad gubernamental conforme a las normas establecidas en esta Carta Circular. ARTÍCULO III APLICABILIDAD Las normas establecidas en esta Carta Circular serán aplicables a toda solicitud de información pública bajo la custodia y control de las entidades gubernamentales, presentada por cualquier persona o ciudadano privado, o miembro de la prensa. No será aplicable a información normalmente disponible al público en general como, por ejemplo, comunicados de prensa, colecciones públicas, memorandos publicados por las entidades gubernamentales y orientaciones generales sobre los procedimientos aplicables a trámites regulares en las entidades gubernamentales. ARTÍCULO IV NORMAS QUE RIGEN LA DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA El derecho a inspeccionar y obtener copia de cualquier información pública ha sido reconocido históricamente, tanto por las leyes como por la jurisprudencia en Puerto Rico, aun antes de aprobarse la Constitución de Puerto Rico en 1952. Ese derecho lo puede reclamar cualquier ciudadano. Sin embargo, el derecho de acceso a recopilar información pública, al igual que otros, no puede ser absoluto. Soto v. Srio. de Justicia, 112 DPR 477 (1982). Por tal razón, en determinadas circunstancias el Estado puede reclamar la confidencialidad de información generada por o en la posesión y custodial del Gobierno y sus instrumentalidades, incluyendo, por ejemplo: 1) cuando la Constitución así lo requiere o una ley así lo declara; 2) cuando la comunicación está protegida por alguno de los privilegios evidenciarios; 3) cuando revelar la Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -5- información puede lesionar derechos fundamentales de terceros; 4) cuando se trate de la identidad de un confidente; y 5) cuando se trate de información oficial. Así las cosas, al momento de determinar si se debe divulgar alguna información pública -solicitada por alguna persona o ciudadano privado, o miembros de la prensa, los Oficiales de Información deberán tener presente que la información y documentación que produce o custodia una entidad gubernamental, aunque se encuentre bajo la custodia de un tercero, se presume pública y accesible a todas las personas por igual. Sin embargo, al determinar si se debe o puede divulgar información a cualquier Solicitante, se deberá revisar, estudiar, analizar y aplicar el derecho sustantivo pertinente a los hechos particulares de la Solicitud de Información Pública bajo evaluación. Dada la naturaleza dinámica del derecho, es importante que se tomen en cuenta los cambios en la legislación, reglamentación y jurisprudencia aplicable. De igual manera, es de suma importancia que se considere y analice la aplicación de cualquier acuerdo de confidencialidad válido que obligue a la entidad gubernamental a no divulgar la información solicitada. ARTÍCULO V SOLICITUD DE INFORMACIÓN PÚBLICA (a) Procedimiento (1) Cualquier persona podrá solicitar información pública sin necesidad de acreditar algún interés particular o jurídico. Se deberá solicitar la información pública por escrito o por vía electrónica, cumplimentando el formulario que se adoptará a esos fines, el que estará disponible en el portal cibernético de la entidad gubernamental. (2) El Peticionario hará constar la siguiente información en el formulario: (A) Su nombre completo, dirección física, dirección postal y/o correo electrónico, número de teléfono y firma. De ser el Peticionario una persona jurídica, se incluirá el título de la persona natural que hace la petición a nombre de la entidad jurídica, y una certificación de que tal persona natural actúa de tal modo en representación de la persona jurídica. (B) La división o unidad de la entidad gubernamental que el Peticionario entiende custodia de la información pública requerida, de conocerse esta información. (C) Una descripción de la información pública que desea obtener, examinar o inspeccionar, o que desea le sea divulgada mediante copia a esos efectos, previo al pago de los derechos correspondientes conforme a la reglamentación establecida por la entidad gubernamental a esos fines. La información pública solicitada será descrita detalladamente, de forma tal que permita encontrarla. Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -6- (D) Si se requiere información pública sobre un tercero, cuando sea posible, deberá acompañarse la Solicitud de Información Pública con una autorización por escrito de esa persona o sus causahabientes, con el nombre completo, la dirección física, la dirección postal o correo electrónico, y el número de teléfono de dicha tercera persona, de manera que la entidad gubernamental pueda corroborar que la tercera persona accede a que se divulgue la información pública solicitada. De no ser posible obtener el consentimiento expreso del tercero, el Peticionario deberá hacer constar las razones por las cuales entiende se amerita la divulgación de la información pública requerida, aun ausente el consentimiento del tercero interesado. (E) El formato en que desea obtener la información pública, ya sea por escrito o por vía electrónica. (3) El Peticionario deberá formalizar su Solicitud de Información Pública presentando la misma, mediante cualquiera de los siguientes medios: (A) Mediante entrega personal de la Solicitud de Información Pública en la sede central de la entidad gubernamental. (B) Mediante entrega personal de la Solicitud de Información Pública en cualquiera de las Oficinas Regionales de la entidad gubernamental. (C) Envío de la Solicitud de Información Pública mediante correo certificado con acuse de recibo a alguno de los correos electrónicos adoptados por la entidad gubernamental a esos fines. ARTÍCULO VI. OFICIALES DE INFORMACIÓN El Jefe de la entidad gubernamental designará como Oficinales de Información a tres (3) empleados o funcionarios de la agencia, dos (2) de los cuales serán empleados de carrera. De ser posible, uno de los Oficiales de Información deberá estar admitido a ejercer la práctica de la profesión legal en Puerto Rico. (a) Los Oficiales de Información deberán ser adiestrados sobre el contenido de la Ley de Transparencia, la reglamentación, los procedimientos aplicables y sus obligaciones jurídicas como responsables del cumplimiento de esa Ley. Asimismo, sobre la jurisprudencia establecida por el Tribunal Supremo de Puerto Rico en materia de acceso a la información pública y la protección de información confidencial e información oficial. (b) Los Oficiales de Información evaluarán y tramitarán, previa consulta con el Jefe del área concernida, las Solicitudes de Información Pública. Estos velarán por el cumplimiento de la Ley de Transparencia junto con el Jefe de la entidad gubernamental. De igual forma, Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -7- proveerán la ayuda necesaria a cualquier ciudadano que desee realizar una Solicitud de Información Pública. Lo anterior, no limitará de forma alguna la opción de la prensa para solicitar información pública al Oficial de Prensa de la entidad gubernamental. (c) Los Oficiales de Información tendrán la obligación de recibir y tramitar las Solicitudes de Información Pública, y facilitar el acceso a la información pública en el formato solicitado, dentro de los términos establecidos en la Ley de Transparencia. (d) Los Oficiales de Información rendirán al Jefe de la entidad gubernamental un informe mensual que contendrá la siguiente información: (1) el número de solicitudes recibidas; (2) el tipo de información pública que se solicita, y (3) el estatus de la Solicitud de Información Pública. No se podrá revelar la información personal del Solicitante en estos informes mensuales. Los informes serán públicos y estarán disponibles en la página cibernética de la agencia. ARTÍCULO VII EVALUACIÓN DE UNA SOLICITUD DE DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA (a) Procedimiento (1) Las Solicitudes de Información Pública se registrarán en formato digital de forma numerada en el orden en el que fueron recibidas, siendo este número el elemento de referencia en cualquier trámite de la solicitud. (2) De presentarse la Solicitud de Información Pública en una Oficina Regional, el jefe del área concernida deberá, en un periodo de no mayor de cuarenta y ocho (48) horas remitir, mediante correo electrónico, a los Oficiales de Información destacados a nivel central la Solicitud de Información Pública recibida para que se siga el trámite interno de evaluación dispuesto en esta Carta Circular. (3) Una vez los Oficiales de Información reciban una Solicitud de Información Pública, la evaluarán en un término no mayor de cinco (5) días, contados a partir de la fecha en que fue recibida la Solicitud de Información Pública. Deberán asegurarse que la Solicitud de Información Pública cumple con los requisitos establecidos en la Ley de Transparencia. (4) Los Oficiales de Información notificarán por vía electrónica o correo regular, a todo Peticionario, que su Solicitud de Información Pública fue recibida y el número de identificación que le fue asignado. (5) Si los Oficiales de Información entienden que la Solicitud de Información Pública no cumple con los requisitos esenciales establecidos, deberán devolverla inmediatamente al Peticionario, orientándole sobre el procedimiento correcto para formalizar su solicitud. En estos casos, la Solicitud de Información Pública se tendrá por no recibida hasta tanto se presente conforme a las normas aquí establecidas. Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -8- (6) De haberse presentado la Solicitud de Información Pública de conformidad a la Ley de Transparencia, los Oficiales de Información procederán a evaluarla para disposición final. Para ello, contactarán al jefe de área de la entidad gubernamental que custodia o mantiene control sobre la información pública solicitada, y tomarán cualquier otra gestión investigativa necesaria para determinar si procede conceder total o parcialmente la Solicitud de Información Pública. El jefe del área que custodia la información solicitada deberá certificar por escrito si procede o no su divulgación y consignará los fundamentos legales para ello. (7) Una vez recopilada la información pública solicitada, los Oficiales de Información harán una recomendación por escrito al Jefe de la entidad gubernamental, o la persona autorizada por éste, sobre cómo proceder, incluyendo un borrador de comunicación al Peticionario, debidamente justificado con las autoridades legales pertinentes, concediendo o denegando su Solicitud de Información Pública. La respuesta a la Solicitud de Información Pública deberá notificarse dentro de los términos establecidos en el inciso (b) de este Artículo. (8) Los Oficiales de Información producirán la información pública para inspección, reproducción o ambos, dentro de los términos establecidos en el inciso (b) de este Artículo. (9) De denegarse la Solicitud de Información Pública, los Oficiales de Información notificarán por escrito al Peticionario los fundamentos jurídicos en los que se basa la denegatoria, dentro de los términos establecidos en el inciso (b) de este Artículo. (b) Términos aplicables (1) Los términos a los que hace referencia esta parte comenzarán a decursar a partir de la fecha en que el Solicitante haya presentado su Solicitud de Información Pública ante la entidad gubernamental, según ello conste en el correo electrónico, el matasellos del correo postal o el recibo del facsímil. (2) Los Oficiales de Información entregarán la contestación a la Solicitud de Información Pública en un término no mayor de diez (10) días laborables. En caso de que la Solicitud de Información Pública haya sido presentada en una Oficina Regional, el término para entregar la respuesta a la Solicitud de Información Pública será de quince (15) días laborables. Ambos términos podrán ser prorrogados por un término único de diez (10) días laborables, si los Oficiales de Información lo notifican al Solicitante dentro del término inicial establecido y exponen la razón por la cual requieren contar con tiempo adicional para responder a la Solicitud de Información. (3) Si la entidad gubernamental no ofrece respuesta dentro del término establecido, se entenderá que ha denegado la Solicitud de Información Pública y el Solicitante podrá recurrir al Tribunal de conformidad a lo establecido en la Ley de Transparencia. Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -9- (4) La información pública solicitada se entregará en el formato solicitado y por el medio que el Solicitante haya señalado, siempre que ello no suponga un costo mayor que la entrega en papel o en el formato que usualmente utiliza la entidad gubernamental, ni suponga un riesgo para la integridad del documento. Si la entrega de la información pública requerida implica un gasto extraordinario, se divulgará la misma en el formato disponible o de menor costo. La entidad gubernamental establecerá la forma de acreditar la entrega efectiva de la información pública solicitada. ARTÍCULO VII PROCEDIMIENTO CUANDO SE CONCEDE UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE INTERÉS PÚBLICO Se entenderá que los Oficiales de Información cumplen con los parámetros de la Ley de Transparencia si: (1) Ponen la información pública a disponibilidad del Solicitante en las oficinas de la entidad gubernamental, para su inspección y reproducción. (2) Envían la información pública al Solicitante por correo electrónico. (3) Envían copia de la información pública por correo federal (First Class), siempre y cuando, el Solicitante pague por los gastos de envío y franqueo. (4) Proveen al Solicitante una dirección de internet (URL) de una página web con instrucciones para acceder a la información pública solicitada. (a) Entrega por la vía electrónica El acceso a la información pública se realizará por la vía electrónica, salvo que no sea posible o que el Solicitante haya solicitado otro medio de divulgación. Para la entrega por la vía electrónica, se seguirán las siguientes normas y procedimientos: (1) La información pública se remitirá al correo electrónico provisto por el Solicitante en su Solicitud de Información Pública, junto a la comunicación del Jefe de la entidad gubernamental concediendo la Solicitud de Información Pública. (2) El acceso a la información pública provisto por la vía electrónica no tendrá costo alguno para el Solicitante. (3) Cuando no sea posible la entrega por la vía electrónica, los Oficiales de Información notificarán por escrito al Solicitante las razones por las cuales la información no puede ser entregada electrónicamente y notificarán cómo podrá accederse a ella. (b) Entrega física Para la entrega física de la información pública, se seguirán las siguientes normas y procedimientos: Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -10- (1) El Solicitante, previo a la entrega de las reproducciones de los documentos solicitados, deberá pagar los derechos correspondientes por concepto de los gastos de reproducción incurridos por la entidad gubernamental conforme a la reglamentación aplicable. (2) Una vez constatado el pago de los derechos correspondientes, los Oficiales de Información coordinarán la entrega inmediata al Solicitante de las reproducciones de los documentos solicitados. Los Oficiales de Información serán responsables de producir las reproducciones que se entregarán al Solicitante y mantener confidencial aquella información que el Jefe de la entidad gubernamental haya determinado que deba mantenerse confidencial. (c) Inspección o examen físico (1) La inspección o examen físico procederá únicamente cuando: a. El Solicitante así lo haya solicitado. b. La información pública no pueda reproducirse debido a su excesivo volumen. c. Las condiciones o la naturaleza de la información pública solicitada impidan que se reproduzca. d. El Jefe de la entidad gubernamental, por justa causa, determine que procede la inspección o examen físico de la información pública solicitada. (2) Para la inspección, sea total o parcial, se seguirán las siguientes normas y procedimientos: a. Un Oficial de Información concertará, durante horas laborables y en las instalaciones de la entidad gubernamental, una cita con el Solicitante para que este pueda examinar o inspeccionar los documentos b. Al acudir a la cita para inspeccionar la información pública solicitada, el Solicitante estará sujeto a las normas que regulan el acceso a la entidad gubernamental. Además, se le requerirá una tarjeta de identificación vigente y reconocida por el Gobierno de Puerto Rico. c. El Solicitante hará constar su nombre completo, la fecha, hora de entrada y hora de salida de las instalaciones de la entidad gubernamental, en una hoja de registro provista por el Oficial de Información. d. El Oficial de Información estará presente en todo momento mientras el Solicitante examina los documentos. Este se asegurará de que, a tenor con la determinación final, el Solicitante no tenga acceso a información Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -11- confidencial. Bajo ninguna circunstancia, se permitirá que el Solicitante tenga acceso a los documentos sin que haya una persona debidamente autorizada acompañándolo en todo momento. e. No se permitirá que el Solicitante remueva documentos originales de las instalaciones de la entidad gubernamental. Estos habrán de permanecer bajo la custodia del Oficial de Información. El Solicitante no podrá alterar, cambiar, variar o modificar de forma alguna los documentos originales objeto de inspección, ni la información contenida en éstos. f. Cuando existan circunstancias excepcionales que impidan la divulgación de la totalidad de la información solicitada, no se permitirá que el Solicitante introduzca al área designada para el examen de los documentos ningún tipo de cámara, computadora, teléfono celular, bulto, cartera, organizador personal, o cualquier otro equipo o aditamento que pueda utilizarse para reproducir o transmitir la información sin autorización. Se permitirá que el Solicitante porte una libreta para sus apuntes. g. De encontrarse la información pública solicitada en más de un expediente o documento, el Solicitante sólo podrá tener acceso a un expediente o documento a la vez. Cualquier desviación a esta norma deberá ser aprobada por el Jefe de la entidad gubernamental. ARTÍCULO 1X PROCEDIMIENTO CUANDO SE DENIEGA UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN Si luego de evaluar la Solicitud de Información Pública el Jefe de la entidad gubernamental o la persona autorizada por este determina que existe alguna circunstancia extraordinaria que impide la divulgación, de todo o parte de la información solicitada, se seguirá el siguiente procedimiento: (1) Los Oficiales de Información notificarán a todo Solicitante por escrito y mediante correo regular una comunicación que incluirá un resumen de los fundamentos legales en los cuales se basa la denegatoria, total o parcial, de su Solicitud de Información Pública. (2) Mediante dicha notificación se le apercibirá al Solicitante, como se explica en el Artículo X de esta Carta Circular, de su derecho a presentar un recurso especial de revisión judicial ante el Tribunal de Primera Instancia dentro del término de cumplimiento estricto de treinta (30) días, contados a partir de la fecha en que la entidad gubernamental haya notificado su determinación de no entregar la información solicitada o de la fecha en que venció el término disponible para ello si no hubo contestación. Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -12- ARTÍCULO X REVISIÓN JUDICIAL Cualquier Peticionario o Solicitante a quien la entidad gubernamental le haya notificado su determinación de no entregar la información solicitada o que no haya hecho entrega de la información dentro del término establecido o su prórroga, tendrá derecho a presentar, por derecho propio o a través de su representación legal, ante la sala del Tribunal de Primera Instancia de la Región Judicial de San Juan, un Recurso Especial de Acceso a Información Pública. Para la presentación del recurso, deberá cumplimentar el formato preparado por la Rama Judicial para esos fines. La presentación del recurso no conllevará la cancelación de sellos ni aranceles. De igual forma, salvo circunstancias extraordinarias específicamente fundamentadas, no se le requerirá a ningún ciudadano la contratación de un abogado para poder presentar el recurso y no se le podrá impedir tramitar su caso por derecho propio. El recurso deberá presentarse dentro del término de cumplimiento estricto de treinta (30) días, contados a partir de la fecha en que la entidad gubernamental haya notificado su determinación de no entregar la información solicitada o de la fecha en que venció el término en que debía haber ofrecido una respuesta a la solicitud de información. Cuando la entidad gubernamental sea notificada de la presentación oportuna de un recurso bajo la Ley de Transparencia, vendrá obligado a comparecer por medio de su escrito, en un término de diez (10) días laborables, cuyo término podrá ser acortado por justa causa a un término no menor a cinco (5) días laborables, contados a partir de la fecha de la notificación emitida a tales efectos por el Secretario del Tribunal de Primera Instancia. El Tribunal ostentará discreción para acortar el término de diez (10) días establecido siempre que entienda que existe justa causa para así hacerlo en protección de los intereses del Solicitante. El Tribunal tendrá que celebrar una vista dentro del término de tres (3) días laborables de recibir la contestación de la entidad gubernamental de entender que las circunstancias particulares del caso y de la información solicitada así lo requieren. El Tribunal deberá resolver por escrito la controversia, mediante resolución fundamentada en derecho, declarando con o sin lugar la solicitud de producción de información pública en un término de diez (10) días contados desde que la entidad gubernamental emitió su contestación al Tribunal o desde que se celebró la vista, de haberse celebrado la misma. ARTÍCULO XII PENALIDADES Se requiere el fiel cumplimiento de las normas establecidas en esta Carta Circular. El empleado o funcionario que incumpla con las disposiciones de esta Carta Circular estará sujeto a la imposición de las medidas disciplinarias que correspondan. Normas aplicables a la evaluación, tramitación y procesamiento expedito de las solicitudes de información pública en las entidades gubernamentales Página -13- ARTÍCULO XIII DEROGACIÓN Esta norma deroga las disposiciones anteriores u otras normas establecidas que la contravengan en su totalidad o en parte, incluyendo aquellas establecidas mediante política pública o memorandos que estén en conflicto con la misma. Cordialmente, En San Juan, Puerto Rico, hoy día 2 de marzo de 2020. __________________________ Dennise N. Longo Quiñones Secretaria